Contabilidad electrónica
No creo que exista una mejor definición de contabilidad como la señalada por los autores Clarck y Gálvez, en su libro de contabilidad financiera «La contabilidad es el lenguaje de los negocios». Es a través de esta disciplina que tanto el gestor de un negocio como agentes externos a la empresa (proveedores clientes, sector financiero, Estado, ente fiscalizador, etc.), pueden evaluar la marcha económica y financiera de esta.
1 Bondades del sistema tributario chileno
En el contexto de nuestro sistema tributario y de fortalecer el comercio electrónico, es que el Estado de Chile, a través del SII y Ministerio de Economía han implementado en el último tiempo una serie de medidas dirigidas a facilitar la gestión contable de las empresas y, por cierto, a tener un mejor acceso a la información, lo que reduce notablemente la evasión de impuestos y los costos de fiscalización. Una de las medidas implementadas corresponde a lo llevado a cabo en mayo del año 2013 por el Ministerio de Economía. Bajo la campaña de «forma tu empresa en un día», esta iniciativa permite optimizar los tiempos de este proceso que antes de la puesta en marcha eran muy extensos y costosos. Es más, con esta nueva metodología no tiene costo para el emprendedor (salvo el de la notaría para la firma electrónica). Mayores detalles pueden encontrarse en la página web www.gob.cl Los efectos más importantes son que las empresas no solo serán registradas de manera gratuita, sino que obtienen su RUT de manera inmediata así como la anhelada iniciación de actividades.
2 Ventajas del uso de facturas electrónicas
Otra de las medidas implementadas corresponde a lo realizado en febrero del año 2012 por el SII, en relación al uso de la firma electrónica y que en la práctica permite la emisión y uso de facturas electrónicas. El uso de la facturación electrónica no solo facilita todos los trámites relativos al timbraje de estos documentos tributarios (cuántos de nosotros odiábamos el sistema antiguo que implicaba desplazarse hasta el SII y hacer todo el trámite, costos y tiempo incluido), sino que desde la perspectiva de la empresa le permite tener acceso a un libro electrónico de compras y de ventas. De esta manera, es posible tener en una planilla electrónica todo el detalle de las ventas y compras llevadas a cabo por la empresa. Para el SII, este mecanismo facilita el proceso de fiscalización y evita el uso de facturas fraudulentas independiente del motivo por el cual éstas no deberían haber sido utilizadas. Sin embargo, para la empresa tiene múltiples beneficios, entre los cuales podemos señalar
a) Permite un control mucho más eficiente sobre el proceso de compras y ventas de la compañía, teniendo acceso de manera rápida a un archivo que contiene todo el detalle de facturas de compra emitidas por nuestros proveedores así como las emitidas a nuestros clientes.
b) Permite proyectar en el tiempo una contabilidad más ordenada y segura, ya que gran parte de las empresas externalizan la función contable. El tener un registro electrónico genera un respaldo de la información.
c) Para aquellas empresas que no tienen la obligación de llevar «contabilidad completa» (entiéndase contabilidad completa como la obligación de tener todos los libros contables y la emisión de los estados financieros) de acuerdo a lo estipulado por el SII y que, por lo tanto, tributan con renta presunta, el sistema les permite calcular rápidamente los montos de impuestos, ya que el libro de ventas electrónico nos entrega de manera muy rápida el total de las ventas del período.
3 No es la panacea
También es importante acotar de manera correcta estos beneficios y no caer en esos extremos que nos llevan a pensar que la «contabilidad electrónica» resolverá todos los problemas de generación de la información contable de una empresa. Para una compañía que tributa con renta efectiva y debe tener una contabilidad completa, los libros de compra y de venta electrónicos son, sin duda alguna, un gran aporte a la facilidad en el acceso a la información, pero de todas formas tendremos que seguir con todo el proceso, es decir, el ingreso a la contabilidad de todo el resto de las transacciones que no correspondiendo a compras o ventas, afectan los estados financieros.
4 Más que un libro de compras o ventas en Excel
Otro de los aspectos a considerar es que la mayoría de los emprendedores visualizan a la contabilidad como una problemática tributaria de pago de IVA o Impuesto a la Renta, lo cual es una visión tremendamente miope del rol de la contabilidad en la administración de una empresa.
Una práctica muy habitual es utilizar la contabilidad tributaria como fuente de información para evaluar todo tipo de decisiones en una empresa, sin perjuicio que muchos de los elementos o aspectos tributarios no están necesariamente relacionados a una evaluación financiera o gerencial de la compañía.
Las empresas pueden, y desde mi perspectiva deben, tener una contabilidad tributaria en paralelo a una contabilidad financiera y otra de naturaleza gerencial. El típico argumento para desacreditar esta opción dice relación con los costos que ello implica, pero la contabilidad electrónica es una gran ayuda de dicho proceso, ya que dadas sus eficiencias genera importantes disminuciones de costos en la labor contable, otro aspecto más para considerar que la contabilidad electrónica es mucho más que la emisión de un libro de compras y ventas en Excel.